Ostrava, a 17/1/2023. La colaboración entre SmVaK Ostrava y la organización sin ánimo de lucro Trianon de Český Těšín continúa con éxito. De la separación y el reciclaje, dentro de los cuales se llevan regularmente a la organización equipos electrónicos eliminados que son reemplazados por nuevas tecnologías después de decenas de años de funcionamiento fiable, la colaboración eficiente y mutuamente beneficiosa se extendió hacia el área de digitalización.

En Český Těšín se escanean en un centro de trabajo especial los contratos con los clientes. SmVaK Ostrava los tiene en papel más de 130 mil. Trianon recoge los documentos de los archivos de los distintos centros de atención al cliente de Frýdek-Místek, Opava, Karviná y Nový Jičín.

Digitalización de los documentos
La colaboración se inició a principios de este año, hasta el momento están convertidos en formato digital los documentos del CAC de Frýdek-Místek, actualmente se está trabajando en la digitalización de los contratos de la zona de Karviná. El escaneado se realiza en función de los municipios procesándose con prioridad los documentos de las localidades en las que se han actualizado ya los contratos según los requerimientos legales y próximamente no se espera ningún cambio del carácter de los contratos teniendo en cuenta, por ejemplo, la construcción de una nueva tubería de saneamiento o un procedimiento de concesión previsto.
«El objetivo es pasar sucesivamente de los archivos con documentos guardados en formato físico que requieren mucho espacio a la forma digitalizada de los materiales siendo posible, gracias a la compatibilidad del formato, cargar los contratos al nuevo sistema de clientes cuya implantación estamos preparando. Así, la documentación será accesible sin la necesidad de hacer más copias o escaneos», dice la jefa del Departamento de Gestión de Clientes de SmVaK Ostrava Hana Tlolková.

El parámetro clave para todo el proyecto es la protección de datos personales de los clientes desde el punto de vista del reglamento europeo de protección de datos. La entidad contratada trata los datos personales como información confidencial.

Trabajo para discapacitados

«El centro de trabajo de Trianon para escanear documentos fue establecido ya en 2015, una parte del equipamiento fue adquirida con la contribución financiera del programa de subvenciones de la cervecería Plzeňský Prazdroj titulado «Radegast a las personas» y de la Región de Moravia-Silesia, el resto fue financiado por la asociación de los recursos propios. El centro de trabajo está equipado con varios equipos de escaneado incluido el escáner de gran formato Xerox 6705 o el escáner de libros Book Eye Kiosk 3V. Somos capaces de digitalizar los documentos y escritos hasta el formato A0 y, en su caso, libros y publicaciones encuadernadas hasta el formato A3. A continuación, es posible modificar los documentos en el software especial Wiseimage y eliminar eventuales imperfecciones, pliegues, etc. Somos capaces de archivar los documentos digitalizados en un repositorio digital en la nube, es posible gestionar los documentos libremente bajo el acceso seguro desde cualquier sitio. Los documentos que ya no son necesarios somos capaces de destruirlos en una destructora de papel eficiente EBA 5141 C con corte en cruz 4×40 mm con el grado de seguridad 3», explica Tereza Siudová, directora ejecutiva de Trianon.

Según añade, gracias a la colaboración con la gestora de agua en el ámbito de digitalización, encontraron un nuevo puesto de trabajo tres mujeres discapacitadas que antes estaban registradas en la Oficina de Empleo ya que debido a restricciones relacionadas con su salud no pudieron encontrar un trabajo adecuado en empresas habituales. Las empleadas tienen la jornada laboral reducida, las condiciones están adaptadas a su estado de salud en lo que se refiere al contenido del trabajo, los requisitos relativos a su rendimiento, etc. Sus restricciones son, sobre todo, de carácter físico, por ejemplo, no pueden permanecer mucho tiempo en una posición o levantar cargas pesadas.

Planes de desarrollo
La asociación realizó antes varios encargos de digitalización más pequeños para el pueblo de Hrčava (digitalización de las crónicas del pueblo) o para la Biblioteca Científica Estatal de Ostrava (digitalización de una parte de los libros). Sin embargo, se trató de asuntos singulares o de duración limitada. «Fue el contrato con la empresa de agua con el objeto de prestación y otras condiciones claramente definidas que hizo posible contratar a varias empleadas con discapacidad. Confiamos en que el potencial futuro de esta unidad de operación es grande también por motivo de la presión cada vez más fuerte sobre las administraciones públicas en el área de digitalización. Sin embargo, actualmente siguen existiendo muchos obstáculos administrativos dados por la interpretación poco clara del Reglamento General de Protección de Datos Personales (GDPR). Las entidades de la administración pública no están dispuestas, por el momento, a proporcionar documentos para su tratamiento por terceros», describe las perspectivas, así como las dificultades en el campo de digitalización Tereza Siudová.